1. Administrator
1.1. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Empatia Punkt Opieki Dziennej Nianiolandia, z siedzibą w Częstochowie, ul. Krótka 29/31.
1.2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Oraz Ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi do lat 3 (Dz.U. 2011 Nr 45 poz. 235).
2. Gromadzenie danych
2.1. Polityka bezpieczeństwa danych osobowych dotyczy danych gromadzonych i  przetwarzanych w zbiorach:
1) drukowanych znajdujących się w kartotekach, skorowidzach, księgach, we wszystkich zbiorach ewidencyjnych,
2) w systemach informatycznych.
2.2. Gromadzone dane osobowe obejmują dane ujęte w dokumentach rekrutacyjnych Punktu Opieki Dziennej Nianiolandia, w tym: dane identyfikacyjne dziecka (imiona i nazwisko, data i miejsce urodzenia, data imienin, nr PESEL, adres zameldowania, adres zamieszkania – jeżeli inny niż zameldowania), dane rodziców/prawnych opiekunów (imię i nazwisko, adres zamieszkania, seria i numer dowodu osobistego, nr PESEL, telefon komórkowy kontaktowy, telefon stacjonarny, adres email), dane osób upoważnionych do odbioru dziecka (imię i nazwisko, stopień pokrewieństwa, nr telefonu).
2.3. Ze względu na specyfikę działalności, Punkt Opieki Dziennej przetwarza również dane o szczególnym charakterze, takie jak: informacje dotyczące zdrowia dziecka, wskazań/przeciwskazań żywieniowych.
2.4. Punkt Opieki Dziennej stosuje środki informatyczne, techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.
3. Celowość przetwarzania  danych
3.1. Dane przetwarzane są w celu:
a) rekrutacji kandydatów do Nianiolandii.
b) realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych, opiekuńczych i organizacyjnych wynikających z ustawy o opiece dziećmi do lat 3;
c) realizacji zadań statutowych;
d) realizacja zadań związanych z uczestnictwem w Projekcie WND- RPSL.08.01.03-24-0271/18-001 Poddziałania 8.1.3 Zapewnienie dostępu do usług  opiekuńczych nad dziećmi do 3 lat,
d) polityki kadrowej oraz bieżącej obsługi stosunków pracy i zatrudnienia,
e) rekrutacji pracowników oraz archiwizacji ich dokumentacji,
3.3. Realizacji przez Administratora ciążących na nim obowiązków prawnych, w szczególności długość przechowywania dokumentów reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU, Nr 167, poz. 1375) – na podstawie art. 6 oraz art. 9 ust. RODO.
3.4. Ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami jakie Administrator albo strony umowy mogą mieć w stosunku do siebie (w tym danych zawartych w umowie i jej załącznikach) – na podstawie art. 6 oraz art. 9 ust. RODO – przez okresy przedawnienia roszczeń, określone w przepisach prawa.
4. Zabezpieczanie danych
4.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
4.2. Do przetwarzania Państwa danych wewnątrz Nianiolandii dopuszczane są wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora zgodnie z upoważnieniami do przetwarzania danych osobowych.
4.3. Dane osobowe przetwarzane są w warunkach zabezpieczających przed nieuprawnionym dostępem i ich utratą, tj. drzwi zamykane na klucz, szafki zamykane na klucz, wstęp tylko dla osób upoważnionych.
4.4. Uruchomiony został system monitoringu w celu ochrony mienia oraz kontroli dostępu do danych osobowych.
4.5. Nieaktualne dane osobowe niszczone są za pomocą niszczarki zgodnie z obowiązującymi procedurami,
4.6. Stworzono Instrukcję Postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych, a osoby zatrudnione przy przetwarzaniu zostały zaznajomione z jej treścią,
4.7. Stworzono Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym,
4.8. Przebywanie osób nieuprawnionych w pomieszczeniach, gdzie przetwarzane są dane osobowe jest dopuszczalne tylko w obecności osoby zatrudnionej przy przetwarzaniu danych osobowych oraz w warunkach zapewniających bezpieczeństwo danych,
4.9. Opracowano politykę haseł do systemu informatycznego, wymuszana jest cykliczna zmiana hasła, nie rzadziej niż raz na pół roku, hasła nie są przechowywane w widocznych miejscach.
5. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
5.1. Każdemu, czyje dane osobowe są przetwarzane przysługuje prawo dostępu do dotyczących go danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub prawo sprzeciwu wobec przetwarzania (o ile jest to możliwe w świetle przepisów prawa), ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
5.2. Przewidywanymi odbiorcami danych są pracownicy Nianiolandii, którym Administrator powierzy przetwarzanie danych w celu realizacji zadań statutowych żłobka.
5.3. Administrator może odmówić usunięcia danych, jeżeli istnieją przesłanki wynikające z przepisów prawa.
5.4. Wszyscy, których dane osobowe są przetwarzane w Punkcie Opieki Dziennej, tj. rodzice/opiekunowi prawni, osoby odbierające dziecko w zastępstwie rodzica/opiekuna prawnego, pracownicy zostali poinformowani na piśmie o przysługujących im prawach oraz o tym w jaki sposób przetwarzane są ich dane osobowe.
5.5. Administrator przetwarza dane w postaci wizerunku pracowników oraz dzieci, które to umieszcza na stronach internetowych w celu budowania pozytywnego wizerunku w przestrzeni publicznej, na co odebrał stosowne zgody.
6. Pozostałe postanowienia
6.1. Dane mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa, w tym właściwym organom wymiaru sprawiedliwości. Administrator przekazuje zebrane dane osobowe organom administracji państwowej, organom ścigania oraz organom wymiaru sprawiedliwości na ich wyraźne żądanie i tylko w przypadkach określonych przez przepisy prawa.